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電子文件銷毀研究綜述

文字:[大][中][小] 手機頁面二維碼 2019-3-8     瀏覽次數:    
  電子文件銷毀研究綜述
  摘要:電子文件銷毀是電子文件全程管理的一個重要方面,卻往往是最容易被忽視的一個環節。本文主要對國內學者關于電子文件銷毀的基礎理論和實踐成果進行分析和概述,指出電子文件銷毀研究的必要性,旨在引起國家和學界對該領域的重視,加大對電子文件銷毀及其相關問題的研究力度,提升研究水平。
  關鍵詞:電子文件;信息銷毀;載體銷毀
  研究背景

  第三次革命浪潮的到來帶動了世界各國信息化進程的加速。計算機技術與網絡通信技術被廣泛應用于社會生產活動的各個領域,全社會對計算機的依賴程度越來越大。因而,在生產活動中產生的電子文件在世界范圍內也呈現出飛速增長之勢,逐漸成為記錄人類活動的主要載體和信息資源的重要來源。當今世界,國家、組織間的主要斗爭形式早已由武裝戰爭演變成為一場場信息爭奪戰,因此,對失去現行和長期保存價值但又涉密的電子文件進行銷毀,做好信息安全保護工作應成為社會關注的焦點。然而,處于信息安全防護最后一環的電子文件銷毀工作卻常常被忽視。

  電子文件銷毀研究現狀本人對三個期刊數據庫(CNKI、重慶維普、萬方)中有關電子文件方面的文獻數量進行了統計,結果如下:
  從以上三個表格不難看出,自20世紀90年代以來,隨著計算機和網絡技術的日趨成熟,電子文件這一新興事物開始受到人們的關注,特別是在最近10的年間,受到社會及公眾的極大關注。其中,有關電子文件保存和利用方面的研究一直是該領域的研究重點。相比之下,有關電子文件的銷毀問題一直到2000年后才開始有人研究,而且關注度很低,相關研究成果甚少。
  目前,國內學者主要從技術、制度管理等角度開展電子文件銷毀的研究工作,因此,所形成的研究成果也主要集中在這幾個方面。經查閱、整理相關的學術論文和資料,本人將從電子文件銷毀的定義闡釋、銷毀技術、相關管理制度的制定等方面對學界就電子文件銷毀的研究情況進行簡要的概述和分析。
  電子文件銷毀的概念及其內涵上海大學的金波和丁華東在《電子文件管理學》一書中指出,電子文件銷毀是對電子文件處置的一個方面。在電子文件保管階段需銷毀的電子文件主要是保存期滿,無保存價值的那部分電子文件。
  有學者將電子文件銷毀劃分為信息銷毀與載體銷毀兩個方面;也有一部分學者認為電子文件的銷毀可分為數據銷毀與載體銷毀兩大部分。其中,信息銷毀被定義為:將電子文件載體(介質)上記錄的數據內容通過某種方式擦除。也有學者認為,電子文件的信息銷毀是通過軟件系統改變載體的狀態,將電子文件數據從記錄載體上徹底消除的一種方法。而百度百科中對數據銷毀的定義是計算機或設備在棄置、轉售或捐贈前必須將其中所有的數據徹底刪除,使其無法復原,以免造成信息泄露,尤其是包含國家涉密數據的計算機或設備。從概念表述中可以看出,二者實質上所表達的是同一個意思,即,信息銷毀(亦稱數據銷毀)是指,將失去利用和長期保存價值但又涉密的電子文件載體(介質)上記錄的數據內容,通過某種科學方法擦除,使其無法復原,以避免信息的泄露。而載體銷毀指的是將電子文件存儲載體連同其上的記錄數據通過某種方式滅失。由此可見,載體銷毀工作包括了信息清除。
  統觀現有的資料,可以找出信息清除和載體銷毀的相關釋義,但目前為止,學者們還未對電子文件銷毀概念進行系統闡述,對電子文件銷毀的理論研究尚未完善,這將不利于實際工作的開展。
  電子文件銷毀技術電子文件銷毀技術是電子文件銷毀研究相對成熟的一個領域。目前,對電子文件銷毀技術方法的研究多集中于計算機領域。
  電子文件銷毀的種類很多,學者們從不同的角度對其進行劃分。目前,主要有以下幾種分類方法:
  (1)按載體來分,可分為磁性載體及其記錄數據的銷毀、電子半導體及其記錄數據的銷毀、光盤及其記錄數據的銷毀。(2)依據電子文件銷毀對象的不同,可將其分為非涉密數據的清除和涉密數據的銷毀兩類。其中,涉密數據的銷毀又分為絕密數據的銷毀、機密數據的銷毀、秘密數據的銷毀和一般敏感數據的銷毀等類別。(3)依據銷毀方式的不同,可將電子文件銷毀分為軟銷毀和硬銷毀兩種。數據軟銷毀又稱邏輯銷毀,即通過數據覆蓋等軟件方法銷毀數據。數據覆寫后的存儲載體通常仍可循環使用。數據硬銷毀則是通過理化方法直接銷毀存儲介質及其中的數據,它又可以分為物理銷毀和化學銷毀兩種方式。物理銷毀方法又可分為消磁,用熔爐焚化、熔煉,借助外力將介質粉碎,研磨磁盤表面等方法;化學銷毀是采用化學藥品腐蝕、溶解、活化、剝離磁盤等載體記錄表面上的數據。軟銷毀適用于非密或密級要求不高的電子文件數據的清除或銷毀,特別是當需要對某一具體文件進行銷毀而其他文件不能破壞時。物理銷毀一般只適用于保密要求較高的電子文件的銷毀,而化學銷毀方法只能由專業人員在通風良好的環境中進行。總之,針對不同的載體、對象和方式,數據銷毀和載體銷毀的要求及所采用的方法不同。一些文章甚至還涉及了電子文件銷毀具體參數的研究。
  有關電子文件銷毀技術的研究可謂深入細致,但另一方面,我們應該看到,這些研究成果大多出自計算機相關領域,很少有檔案學者對信息銷毀與載體銷毀的技術進行探討。由于電子文件的特殊性,檔案學者應該從專業角度研究電子文件銷毀技術,從目前所出現的數據銷毀和載體銷毀技術方法中選擇合理有效的技術方法,同時,制定相應的技術標準對銷毀行為進行規范,使之更為完善。
  電子文件銷毀制度我國的電子文件銷毀工作雖然起步較晚,但各級政府、金融機構及軍隊等已開始關注涉密載體的銷毀。目前,國家已頒布實施了《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施辦法、《國家秘密載體銷毀管理規定》及其實施細則。國家保密局更是制定了涉及存儲載體銷毀的行業標準BMB21-2007《涉及國家秘密的載體銷毀與信息清除安全保密要求》,該標準規定了涉密載體銷毀和信息消除的等級、實施方法、技術指標以及相應的安全保密管理要求,適用于涉密單位、保密工作部門授權的涉密載體銷毀機構對涉密載體銷毀和信息消除,以及涉密載體銷毀設備和信息消除產品的研制、生產和檢測。近年來,一些省市、機關單位和企業已陸續制定了有關電子文件銷毀的制度規范。這些法規制度一般依據的是《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施辦法、《國家秘密載體銷毀管理規定》及其實施細則制定,內容涉及了負責銷毀工作的責任人、銷毀范圍、銷毀地點、銷毀程序、銷毀要求等。
  有學者建議,一套完善的銷毀管理基本制度應包括以下幾點:(1)由技術部門選擇符合保密要求的專業銷毀設備,指定專門人員進行管理;(2)載體銷毀處理應履行批準、登記手續,并對介質擁有者、經辦人、處理方式及最終去向等情況進行記錄;(3)存儲載體在故障維修、更換、淘汰、報廢,及放置到安全風險不可控的環境之前,應進行載體銷毀處理,尤其是硬盤在進行保修、報廢前必須進行消磁處理;(4)存儲載體使用人員及使用環境發生變化時應對相關信息進行清除,并建立分級信息清除機制,由部門落實部門范圍內的介質信息清除工作,主管技術部門落實跨部門出現的介質信息清除工作以及單位重要介質信息的清除工作;(5)涉及國家秘密的信息載體,應該按照國家保密局的規范要求進行銷毀,并根據可能發生的緊急情況制定相應預案,確保在發生緊急情況時,能夠快速有效的對涉密載體進行銷毀;(6)建立健全定期監督檢查機制,由主管部門對信息銷毀工作進行定期評估。
  對照上述條件,現有的各種涉密載體銷毀管理制度基本能達到要求,但也存在一些問題。首先,現有的各級各類電子文件銷毀制度只是籠統地將需要銷毀的電子文件稱為涉密載體或信息,而沒有對其按密級進行細分,而不同密級的電子文件銷毀時所應達到的要求和所采用的銷毀方法是不同的。其次,這些制度中罕有涉及對電子文件監銷行為的要求,而建立監銷制度是電子文件銷毀制度中不可或缺的組成部分。再次,如前所述,一套完整的電子文件銷毀管理制度應包括后續的定期監督檢查和評估工作,而這些制度中都缺乏這方面的規定。此外,一些由國家頒布的秘密載體銷毀管理規定和行業標準很難獲取,這將會影響各地方政府及企事業單位、各行業的電子文件銷毀制度制定工作。
  雖然我國的電子文件銷毀制度建設取得了一定的成績,但是我們應該看到,真正能按制度規定履行銷毀行為的單位和部門甚少,這一問題應引起社會的關注。因此,如何制定出一套切實可行銷毀管理制度是值得學界深入探討的課題。
  結束語電子文件銷毀工作是保證信息安全的最后一道關卡,起到“守門員”的關鍵作用。但是,由上述的研究狀況分析可知,目前為止,學術研究領域特別是檔案學領域對其的關注度還很低,所取得的研究成果也遠遠落后于電子文件的其他研究方向。隨著信息化進程的日益加速,在這一過程中產生的電子文件數量正呈現膨脹趨勢,如不及時進行合理銷毀,勢必造成信息冗余甚至龐大的信息垃圾,加大敏感、涉密信息泄露的風險。

  我國的電子文件銷毀工作正處于起步階段,隨著信息技術的飛速發展,人們逐漸意識到技術和管理是保證信息安全的兩個方面,解決信息安全問題不僅需要技術支持,更需要有效的管理。但是,學界對于從信息安全管理角度建立電子文件信息消除與載體銷毀管理機制的研究卻較為薄弱。如何提升電子文件銷毀的理論研究水平,制定出合理有效的電子文件銷毀管理制度和法規標準,盡快建構起完善的信息銷毀與載體銷毀管理機制是今后檔案學者及相關領域研究人員應重點解決的問題。


本文由 產品銷毀 整理編輯。

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